Privacyverklaring Gedicteerd.nl

Versie 1.0 Laatst bijgewerkt op: 18 augustus 2025

Wij, Gedicteerd.nl (hierna “Gedicteerd.nl”, “wij”, “ons” of “onze”), hechten veel waarde aan de privacy van onze klanten en de bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij de bescherming ervan waarborgen. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Gedicteerd.nl is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contact- en accountgegevens: Wanneer je contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of een account aanmaakt, verwerken wij gegevens zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele bedrijfsnaam.
• Audiobestanden en transcripties: De kern van onze dienstverlening is het transcriberen van audio. Wij verwerken de audiobestanden die je uploadt en de daaruit voortvloeiende transcripties. Deze bestanden kunnen persoonsgegevens van jou of van derden bevatten, waaronder mogelijk gevoelige informatie. Jij, als klant, bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het aanleveren van deze gegevens.
• Factuur- en betalingsgegevens: Wanneer je een dienst afneemt, verwerken wij de benodigde gegevens voor facturatie en betaling, zoals je factuuradres en betaalgegevens.
• Websitegebruik en technische gegevens: Wij verzamelen gegevens over je surfgedrag op onze website, zoals je IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s en de duur van je bezoek. Dit doen wij om onze website te verbeteren en te beveiligen.
• Communicatiegegevens: Wanneer je met ons communiceert via e-mail of een contactformulier, slaan wij deze communicatie op om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

3. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: Wij verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn om de transcriptiediensten die je hebt aangevraagd te kunnen leveren. Dit omvat de verwerking van je contactgegevens, de audiobestanden en de factuurgegevens.
• Wettelijke verplichting: Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens, zoals facturen, gedurende een bepaalde termijn te bewaren voor de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: Wij hebben een gerechtvaardigd belang om onze website te beveiligen en te analyseren om onze diensten te verbeteren. Ook gebruiken we je contactgegevens voor marketingdoeleinden als je een bestaande klant bent, tenzij je aangeeft dit niet te willen.
• Toestemming: Voor het versturen van nieuwsbrieven met aanbiedingen zullen wij vooraf expliciet je toestemming vragen. Je kunt deze toestemming altijd weer intrekken.

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij gebruiken de verzamelde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze transcriptiediensten.
• Het aanmaken en beheren van je account.
• Het verwerken van betalingen en de facturatie.
• Het onderhouden van contact en het beantwoorden van je vragen.
• Het verbeteren en beveiligen van onze website en diensten.
• Het voldoen aan onze wettelijke en administratieve verplichtingen.
• Het versturen van marketingcommunicatie, indien je hiervoor toestemming hebt gegeven of als je een bestaande klant bent.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De partijen waarmee wij gegevens kunnen delen zijn:

• Transcribenten: Onze transcripties worden uitgevoerd door zorgvuldig geselecteerde medewerkers of freelancers. Zij zijn contractueel verplicht tot strikte geheimhouding van alle informatie waarvan zij kennisnemen.
• Hostingprovider: Onze website en data worden gehost bij een externe partij. De servers waarop onze data wordt opgeslagen, bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Betaaldienstverleners: Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van externe betaaldienstverleners.
• Boekhoudsoftware/accountant: Voor het voeren van onze financiële administratie.

Met alle partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo maken wij gebruik van:

• Beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor de overdracht van gegevens.
• Strikte toegangscontrole tot de systemen waarin de gegevens worden opgeslagen.
• Regelmatige beveiligingsupdates van onze systemen.
• Geheimhoudingsverklaringen voor al onze medewerkers en ingeschakelde derden.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Audiobestanden en transcripties: Deze worden 30 dagen na de succesvolle levering van de transcriptie en de afronding van de opdracht definitief uit onze systemen verwijderd.
• Contact- en accountgegevens: Deze bewaren wij zolang je klant bij ons bent. Als je je account verwijdert, worden de gegevens na 6 maanden verwijderd, met uitzondering van de gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.
• Factuur- en betaalgegevens: Deze gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

8. Jouw rechten (rechten van betrokkenen)

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien.
• Recht op rectificatie en aanvulling: Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op vergetelheid (verwijdering): Je kunt ons verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen. Hieraan kunnen wettelijke verplichtingen in de weg staan.
• Recht op beperking van de verwerking: Je kunt ons verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
• Recht van bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten, kun je een verzoek sturen naar help@gedicteerd.nl Wij zullen binnen een maand op je verzoek reageren.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen we je naar onze cookieverklaring.

10. Klachten

Als je van mening bent dat de verwerking van je persoonsgegevens in strijd is met de privacywetgeving, neem dan contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd op onze website te vinden. Wij raden je aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen.